free page hit counter

3 Tantangan Umum ketika Melakukan IT Outsourcing

IT Outsourcing

Alih daya atau outsourcing umum digunakan sebagai cara untuk meningkatkan kinerja dan efisiensi perusahaan. Berbagai aspek operasional bisnis perusahaan dapat dialihkan pengelolaannya ke pihak ketiga, termasuk pengelolaan prasarana teknologi informasi (IT). IT outsourcing menjadi opsi banyak pihak, tidak hanya perusahaan dengan bisnis inti di luar teknologi informasi, tetapi bahkan perusahaan dengan kompetensi IT yang kuat.

Baca juga: Maksimalkan penggunaan layanan IT Outsourcing di perusahaan

Ada banyak manfaat yang bisa Anda peroleh dengan mengalihkan pengelolaan ke penyedia jasa IT outsourcing. Misalnya, biaya akan menjadi lebih hemat, serta kepastian dalam pembuatan anggaran karena menekan biaya belanja modal (Capex) yang dialihkan menjadi belanja operasional (Opex). Perusahaan juga bisa lebih fokus ke bisnis inti.

Akan tetapi, meskipun berpotensi membawa manfaat besar, perusahaan yang melakukan alih daya IT sangat mungkin menemukan berbagai tantangan dan kesalahan. Kendala ini tidak hanya dihadapi perusahaan yang belum pernah atau masih baru berkenalan dengan IT outsourcing, tetapi juga perusahaan yang sudah berpengalaman menggunakan layanan tersebut. Kesalahan dan kegagalan mengatasi tantangan tersebut bisa berdampak negatif. Apa saja tantangan dan kesalahan itu?

Memilih penyedia layanan tidak kompeten karena hanya ingin memangkas biaya

Perusahaan yang ingin mendapatkan efisiensi dalam operasional prasarana teknologi informasi bisa memanfaatkan IT outsourcing untuk mendapatkan akses cepat terhadap profesional IT terlatih dan kompeten. Sebuah penelitian di MIT Sloan Management Review (2013) menyebutkan bahwa penghematan tidak hanya bisa didapatkan dari divisi IT, tetapi juga berimbas ke divisi lain dari perusahaan.

Hanya saja, perusahaan yang terlalu memusatkan perhatian terhadap penghematan biaya malah berisiko mendapatkan kerugian.

Salah satu dampak negatifnya adalah mendapatkan layanan IT outsourcing yang tidak memuaskan, hanya karena semata-mata ingin mencari vendor termurah. Akibatnya hasil yang diperoleh bisa jadi tidak memuaskan dan produktivitas karyawan menurun. Pada akhirnya, hal tersebut pun dapat merugikan perusahaan.

Ada juga contoh kasus ketika beberapa perusahaan mencoba pendekatan multivendor untuk mendapatkan layanan terbaik dengan biaya minimal. Namun, pendekatan ini justru akan membuat perusahaan kesulitan mengelola infrastruktur IT secara keseluruhan karena harus berurusan dengan lebih satu mitra. Akan lebih baik memanfaatkan layanan dari satu vendor saja, yang menyediakan semua paket layanan yang mungkin diperlukan.

Baca juga: IT Outsourcing untuk Sebuah Kenyamanan Menjalankan Bisnis Utama

Banyak perusahaan kelas dunia saat ini tidak lagi melihat outsourcing semata-mata dari sisi penghematan, tetapi juga sebagai langkah strategis. Survei global yang dilakukan Deloitte pada 2018 melaporkan bahwa penghematan, meskipun menjadi pertimbangan penting, tidak lagi menjadi kriteria teratas dalam perencanaan outsourcing. Menurut survey tersebut, outsourcing lebih dilihat sebagai salah satu strategi untuk mentransformasi perusahaan agar jadi lebih lincah, efisien, dan efektif.

Gagal mengidentifikasi kompetensi inti

Identifikasi kompetensi inti yang tepat bisa mentransformasi perusahaan. Perusahaan tidak hanya bisa memfokuskan sumber dayanya dengan lebih baik, tetapi juga berpeluang membuka bisnis baru bila berhasil menemukan kompetensi inti yang sebelumnya tidak disadari. Operasi bisnis yang ternyata tidak termasuk ke dalam kompetensi inti bisa diserahkan ke pihak lain.

Misalnya, saat ini, teknologi informasi telah mentransformasi berbagai aspek bisnis secara menyeluruh, sehingga perusahaan memerlukan kepakaran IT yang memadai. Bila ternyata kepakaran IT ini merupakan kompetensi inti, perusahaan harus mempertahankan hal tersebut agar dapat bersaing.

Namun, pentingnya teknologi informasi ini bukan berarti semua aspek IT harus dikelola sendiri oleh perusahaan. Sebagai contoh, layanan email, help desk, dan pengelolaan infrastruktur IT bisa menjadi lebih efisien dan lebih murah bila dikelola oleh perusahaan lain. Perusahaan pun akan dapat mengerahkan sumber daya untuk mengelola kepentingan hal strategis seperti pengembangan produk dan layanan baru. Identifikasi yang tepat sasaran seperti ini menuntut analisis yang cermat.

Kegagalan komunikasi

Komunikasi merupakan hal penting dalam semua jenis kemitraan. Masalah komunikasi bisa muncul karena perbedaan budaya perusahaan, beda alat yang digunakan, atau semata-mata masalah pribadi. Perusahaan harus mempersiapkan diri untuk meluangkan waktu dan sumber daya agar staf perusahaan dan penyedia jasa IT outsourcing bisa melakukan kolaborasi dengan mulus.

Untuk dapat melayani perusahaan dengan lebih baik, penyedia jasa alih daya IT perlu memahami bisnis Anda. Sayangnya, beberapa perusahaan bersikap tertutup. Hal tersebut tidak selalu terjadi karena alasan rahasia bisnis dan hak atas kekayaan intelektual, tetapi juga mungkin karena keraguan terhadap mitranya.

Padahal transparansi merupakan keharusan untuk mencegah masalah komunikasi yang mungkin muncul. Dalam hal ini, sebaiknya periksa riwayat dan reputasi calon mitra jasa IT outsourcing Anda sebelum berkomitmen.

Baca juga: Apa Sajakah Fungsi IT yang Dapat Anda Outsourcing?

Memilih layanan IT outsourcing yang tepat dapat membantu Anda dalam mengatasi tantangan yang mungkin muncul. Dengan pengalaman selama lebih dari tiga dekade, Lintasarta tidak hanya sudah terpercaya tetapi juga dapat membantu Anda memaksimalkan layanan tersebut dengan lebih baik.

Lintasarta Empowerment on Advance Professional Services (LEAPS) merupakan layanan Lintasarta yang menyediakan tenaga profesional IT yang membantu pelanggan dalam mengelola dan merawat infrastruktur IT, agar pelanggan dapat mencapai sasaran bisnisnya. Silakan hubungi kami untuk mendapatkan detail dan informasi lebih lanjut tentang manfaat Lintasarta Empowerment on Advance Professional Services.