free page hit counter

Mencapai Efisiensi Anggaran di Lembaga Pemerintahan dengan Hosted Collaboration Solution

Hosted Collaboration Solution: Solusi efisiensi anggaran pemerintahan

Lembaga pemerintahan tidak hanya dituntut untuk dapat melayani publik dengan sebaik mungkin, tetapi juga melakukan efisiensi anggaran belanja yang dianggap tidak perlu. Efisiensi anggaran, tidak hanya di sektor swasta, tetapi juga di pemerintahan, menjadi keharusan di masa pandemi dan ancaman resesi.

Efisiensi anggaran sendiri sudah menjadi salah satu sasaran pemerintah Indonesia sejak bertahun-tahun. Meskipun pada tahun 2020 efisiensi anggaran semakin didorong oleh pandemi Covid-19, sebenarnya pemangkasan biaya sudah lama menjadi sasaran pemerintah. Pada bulan April 2020 lalu, Sri Mulyani menyebutkan bahwa pada tahun 2020 ini, penghematan direncanakan akan mencapai Rp 190 triliun.

Mengingat  rencana efisiensi anggaran ini, lembaga pemerintahan harus mengeksplorasi solusi lain untuk kebutuhan pekerjaannya. Sebagai contoh, lembaga pemerintah butuh kerja sama, koordinasi, dan komunikasi, yang bisa dipenuhi lewat cara yang lebih efisien. Kementerian Keuangan misalnya, mulai melihat penggunaan teknologi sebagai solusi untuk menghemat belanja, yaitu dengan melakukan rapat virtual atau meeting online.

Meskipun mungkin ada yang tidak akan tergantikan oleh rapat virtual, sebagian rapat kiranya bisa diselenggarakan online. Karena penyelenggaraannya bisa lebih murah dan lebih sering,  rapat virtual bisa meningkatkan mutu koordinasi dan kolaborasi dibandingkan dengan hanya rapat tatap muka langsung.

Kolaborasi daring

Rapat virtual hanyalah merupakan salah satu bagian dari upaya kolaborasi daring. Secara umum, kolaborasi  antar pegawai dan institusi juga dapat dilakukan dengan cara lain. Biasanya, solusi teknologi untuk kolaborasi daring mendukung bentuk-bentuk kolaborasi lain. Selain rapat virtual yang biasanya berbentuk konferensi video, kerja sama juga bisa dilakukan dengan cara lain, seperti pesan instan (instant messaging), surat elektronik, atau sekadar telepon.

Kolaborasi online ini memungkinkan berbagai institusi pemerintah pusat, provinsi, kabupaten & kota di berbagai lokasi di seluruh Indonesia dapat berkoordinasi dengan lebih cepat dan murah. Lembaga pemerintahan tidak lagi harus mengadakan rapat atau perjalanan dinas yang memakan waktu dan biaya. Lembaga pemerintah dapat menyalurkan penghematan untuk pos penting lainnya, atau pengeluaran lain yang lebih mendesak.

Penggunaan teknologi untuk kolaborasi daring ini bisa dilihat sebagai pergeseran ke arah ruang kerja digital (digitally enabled workspace) di sektor pemerintahan. Menurut Gartner, ruang kerja digital akan menjadi salah satu tren yang perlu diadopsi oleh pemerintahan di seluruh dunia.

Namun, umumnya lembaga pemerintah akan mengalami kesulitan bila ingin membangun sistem kolaborasi daring sendiri. Paling tidak ada dua masalah yang mungkin akan dihadapi: anggaran dan kepakaran. Lembaga pemerintah mungkin harus mengeluarkan biaya cukup tinggi di awal. Sistem kolaborasi daring ini juga tidak dapat dilepas begitu saja setelah dibangun, karena butuh upgrade berkala, dan pembaruan lisensi. Lembaga pemerintahan juga perlu merekrut tenaga profesional untuk mengelola dan memberikan dukungan terhadap penggunanya. Karena salah satu manfaat yang ingin dicapai dengan menggunakan aplikasi kolaborasi daring adalah memperoleh efisiensi anggaran, tentunya masalah biaya yang mungkin muncul ketika membangun sendiri ini bukan hal yang diinginkan.

Tidak hanya  lembaga pemerintah, bisnis pada umumnya menghadapi kesulitan perekrutan tenaga profesional IT yang kompeten. Masalah ini makin bertambah, mengingat rencana pemerintah untuk membekukan penerimaan aparat negeri sipil dalam beberapa tahun mendatang.

Hosted Collaboration Solution (HCS) yang ditawarkan Lintasarta bisa menjadi solusi bagi lembaga pemerintahan yang ingin tetap intensif berkolaborasi dan berkoordinasi dengan lembaga lainnya, namun tetap dapat mencapai efisiensi anggaran. Lembaga pemerintahan tidak perlu melakukan investasi besar di awal, dan cukup membayar biaya operasional (operating expense, opex). Biaya ini sudah termasuk pemeliharaan, pemutakhiran sistem, serta tenaga pengelola.

Untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana Lintasarta Hosted Collaboration Solution dapat membantu lembaga pemerintahan, silakan hubungi kami.