Optimalkan Produktivitas Kerja dengan Memanfaatkan Tools Kolaborasi Selama WFH

Pandemi Covid-19 mendorong berbagai perusahaan untuk menerapkan kebijakan bekerja dari rumah (Work from Home/WFH). Hal ini ditempuh untuk meminimalisir penyebaran virus di tempat kerja. Praktik WFH atau bekerja secara remote sendiri sebenarnya bukan hal baru, karena sejumlah perusahaan juga sudah menerapkan WFH meski tidak sepenuhnya seperti saat pandemi. Beberapa di antaranya bahkan mempertimbangkan untuk bekerja secara remoteseterusnya meski pasca pandemi.

 

Bekerja dari rumah dapat dijalankan dengan mengandalkan sejumlah tools kolaborasi online. Saat pandemi, sejumlah layanan kolaborasi online seperti aplikasi video conference bahkan mengalami lonjakan karena digunakan banyak pengguna. Namun apakah dengan bekerja dari rumah dapat mempertahankan produktivitas perusahaan?

 

Baca juga: Keuntungan Menggunakan Managed Mail untuk Keamanan Email Anda


 

Apa saja tools kolaborasi yang dibutuhkan selama WFH?


 

Tantangan penerapan kebijakan Work from Home mungkin berada di benak semua eksekutif perusahaan. Hal ini tak lain karena pertimbangan tentang produktivitas kerja yang mungkin berkurang selama bekerja di luar kantor. Menurut Gartner, teknologi dan konektivitas yang buruk dipandang sebagai penghalang yang paling signifikan bagi produktivitas kerja karyawan dan WFH yang efektif.

 

Namun seperti ditunjukkan oleh perusahaan seperti Twitter hingga Google, bekerja secara remote tidak identik dengan penurunan produktivitas. Faktanya, semakin banyak perusahaan yang mendapati peningkatan produktivitas, dengan asumsi dikelola secara memadai dan memiliki akses ke tools kolaborasi online yang membuat pekerjaan lebih nyaman dan efektif.

 

Salah satu aspek penting adalah mengatur jadwal harian karyawan dan memberikan tools kolaborasi online yang tepat untuk membantu proses komunikasi yang lebih baik. Berikut tools kolaborasi online yang dapat digunakan perusahaan dalam meningkatkan komunikasi karyawan dan mempertahankan produktivitas.

 


  1. Layanan berbagi file




Layanan berbagi file dapat digunakan dalam kondisi apapun baik saat WFH maupun di kantor. Penggunaan jenis dari layanan ini sendiri bergantung pada perusahaan. Di antara layanan berbagi file yang sering digunakan seperti Google Docs, Microsoft SharePoint, atau Dropbox. Layanan ini memungkinkan pengeditan file secara bersamaan oleh beberapa anggota atau tim atau berbagi file satu sama lain meskipun hanya mengandalkan ponsel.

 

Tidak kalah penting adalah untuk menyepakati tools yang konsisten di seluruh organisasi untuk meminimalisir jumlah versi file dan menyimpannya di satu tempat yang sama, misalnya di Cloud yang sama.

 

Baca juga: Managed Mail: Kelola Email Tanpa Kerumitan


 


  1. Tools olah pesan




Bekerja secara remote tak memungkinkan karyawan untuk berkomunikasi tatap muka. Oleh karena itu, dibutuhkan alat komunikasi untuk melakukan koordinasi antar tim. Untuk memenuhi kebutuhan ini, perusahaan dapat menggunakan aplikasi video conference yang menawarkan percakapan video untuk melengkapi aplikasi pesan instan. Dengan tools ini, aktivitas dalam bekerja akan terasa seperti di lingkungan kantor.

 

Salah satu hal penting lainnya adalah penggunaan alat yang mampu memanajemen email. Untuk memenuhi kebutuhan ini, Anda dapat menggunakan solusi Managed Mail dari Lintasarta. Lintasarta bekerja sama dengan Zimbra untuk menghadirkan solusi Managed Mail. Zimbra adalah software open source untuk email server dan kolaborasi (groupware) yang menyediakan fitur penting untuk kebutuhan bisnis UMKM, perusahaan, organisasi, maupun aktivitas pribadi Anda. Zimbra dahulu dikenal hanya sebagai platform email oleh para pengguna. Namun kini Zimbra menghadirkan solusi lengkap untuk kebutuhan tools koordinasi.

 

Lintasarta Managed Mail dilengkapi dengan berbagai fasilitas untuk email dengan nama domain perusahaan Anda sendiri, terintegrasi dengan fitur kalender untuk aktifitas Anda, serta kolaborasi lainnya yang dibuat untuk Cloud.

 


  1. Alat manajemen project




Serupa dengan layanan lainnya, alat untuk memanajemen project juga sudah tersedia jauh sebelum pandemi. Alat ini akan membantu tim agar tetap terorganisir, menindaklanjuti project, dan menyelesaikannya sembari meningkatkan produktivitas lain. Aplikasi seperti Trello, Asana atau Confluence dapat Anda gunakan untuk memanajemen setiap project yang tengah dijalankan.

 

Baca juga: Potensi Ancaman Keamanan Email Perusahaan yang Harus Diketahui


 

Kondisi pandemi memang tidak dapat dipastikan kapan usai. Namun, bekerja secara remote tampaknya akan terus berkembang. Para ahli memperkirakan, mungkin terdapat lebih dari satu miliar karyawan yang bekerja remote pada 2035. Dan 73% dari semua tim akan mencakup karyawan WFH pada 2028. Kondisi ini juga menunjukkan pentingnya alat pendukung kolaborasi online agar tetap menjaga produktivitas karyawan dan perusahaan.

 

Lintasarta akan memberikan ulasan lebih lanjut terkait bagaimana mengoptimalkan produktivitas di saat WFH melalui webinar yang akan diselenggarakan pada Jum'at, 20 November 2020 pukul 14.00 WIB. Bersama pakar di bidangnya, Anda akan mendapatkan insight terkait topik tersebut, berikut keamanan bekerja selama WFH. Klik di sini untuk daftar webinar atau  hubungi kami untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.